養成每天記錄的好習慣

為什麼要每天寫記錄?

你知道大腦最善長什麼嗎?答案是忘記!因為大腦的重要功能是在解決日常生活中的大大小小事情,對於記憶這件事是不容易的。

如果你有看過有關速讀或記憶力訓練的書,人的大腦在20分鐘後的記憶會剩下70%,時間愈長忘的愈多。因此記憶力訓練通常會要你一定時間內復習3次以上,才會加深記憶。

每天我們生活中有大大小小的事情發生,你的大腦不可能什麼事都記得,除非是重大的事情讓你感官同時受到刺激,如:車禍,受傷,生日慶生、出遊的情境...;當下你的眼、耳、口、鼻、觸覺、感受...等同時運作,加深了你大腦海馬體的印記,否則生活中發生的人事物細節都會隨著時間慢慢淡忘的。

因此,如果我們有記錄每天工作成果或感受,時間不管過多久,我們才有記錄可以回頭查看覆習。就跟學生時期一樣,學生上課一定要作筆記,上課當下老師只說一次不會重來,不記錄下重點的話,我們根本無復習及抓重點的機會。下課後或過了幾人後,你的大腦就忘得差不多了,實在是一件很可怕的事。你想起來了嗎?寫記筆很重要。

出了社會後,因為沒有老師學校再幫我們授課,我們直接投入工作的行列,工作上就是在處理解決公司的業務工作,大多是例行性公事,偶有突發事件如:客戶反應、工廠出貨問題、調貨….通常這種突發事件會有工作上的壓力。有時候為了解決會花費我們相當大的心力。有時候一陣子之後,也許是類似的事情再發生,但此時你可能會想不起來上次是為什麼發生?後來怎麼解決的?隨著年紀增長,這種情況只會更多。

如果從今天開始,你養成每天睡前回想今天一日當中發生的事情,並開始做筆記,半年或一年後,你回頭再來看這些記錄時,你會有不同的感觸;古人說:溫故而知新。當時的想法未必會跟現在當下的想法一樣,因為我們人是會隨著時間不斷進化的。而進化的多寡跟你的知識、經驗多寡有關,你會了解自己的生活筆記將會成為你未來的重要知識資產之一。

工作日記&心情日記

有的人想到寫記錄就會聯想到寫工作日誌,一般在中大型企業有些老闆會導入所謂的成本管理,要計算出每個員工的生產價值,理由是可以有效管理公司人事成本。這個在上百人的公司是一定要有的,否則很容易造成公司成本增加。

但筆者這裡要記錄的不是上述的工時記錄,而是回想今天在工作上發生什麼事情?你的感受如何?或是用什麼方法解決?你得到什麼心得?

比方說:如果你是一個電信客服,接到客戶申訴他新辦的手機門號市話播進來是空號。

原本以為是門號未開通或客戶手機有黑名單設定...等等原因。也試圖解決但客戶反應仍行不通。後來再進一步請工程師去查門號線路是否有問題...

結果後來客戶自己打電話來, 說市話可以打通了, 問題己經解決。原因是他朋友家市話機是日本進口的,剛好0908是日本IP電話線路專用,當他朋友按0908xxxx時,話機讀到0908就自動撥出去了,根本沒完整撥號,所以導致他朋友聽到"空號"。

如果你是這位客服,你會怎麼處理?

1.進客服系統回填己解決。並回覆客戶信件。滿意度調查..

2.因為第一次遇到這種問題,自己做記錄,有空時再查閱。

3.整理好問題及解決方法,然後跟其他相關同事分享,讓大家都知道這個案例。

通常一般的員工,如果這位客戶只回覆說電話通了,可能就結案了事了。下次另一個客人又遇到時,另一位員工接手的話,又要重新SOP檢查一次,浪費公司的成本。

如果是好一點的員工,當接到客戶回覆電話通了時,會詢問是否可以提供客戶的解決方式,然後在系統上備註客戶解決的方法,及案例分享給同事們。這叫橫向擴展。在企業內部能懂運用這種管理方式的老闆或總經理,做事情一定很有效率。

除了工作記錄外,也可以試著寫今天的心情,如:今天很感謝某某同事,因為他教我學會用excel 的 sum功能。或今天感覺很充實,因為幫同事解決了一個有難度的問題。最好針對事情來寫,或比較明確的事物。但像:今天很開心因為看到某明星…這種就盡量避免。

小結:以上說明養成每天記錄一日工作心得及心情的好處,每日工作心得對未來工作上會有累積知識經驗的效果;而心情日記則是培養自己感謝及反省的機會,幫助自己心靈成長。希望以上文章對大家有所幫助~

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