那些年做主管幹了哪些好事(三)【記錄及傳承】

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在小編擔任主管一職時, 為了把開發過程中發生的問題及如何解決的記錄下來, 最後是使用google的協同平台來達到目的。  

  當時部門算是研發,幫客戶開發不同類型的網站及活動機制,開發過程中偶爾會遇到一些問題,如果可以把這些過程記錄保存下來,變成部門的知識庫時並可以被用關鍵字搜尋使用的話,就可以讓遇到類似情形的同事可以快速的解決問題,而不用再浪費一次公司的人力及時間成本。

  或許您可以想成是Q&A也可以,如:問題&如何解決,就像我們使用某個商品或服務有問題時,可以詢問客服或官網的Q&A單元來解決問題一樣,讓問題可以被快速的解決提升工作效率。

  所以首先要找一個工具或平台來存放部門工作上的問題經驗,這裡有點像第(一)裡的【橫向擴展】,但如果只是用會議方式分享完後,很容易就會被遺忘,因此【記錄】下來才得以被【承傳】。人的大腦是善於忘記的,時間久了會漸漸忘記許多細節及重要原因,所以要盡量在專案結束或事情解決後馬上做【記錄】,否則工作一忙就會忘記了。下次若同事再遇到相同問題時又得花一次時間去找解決方法,對部門的工作效率來說就不好了。

  大約10幾年前當時也有一陣子流行建置企業內部的知識庫也是這個道理,但後來由於公司人員流動,管理經營者離職,人才變動...等等最後知識庫也沒有在update了。或者尋求外部的雲端服務來達到知識共享的目的,當時筆者是使用google協作平台, 使用它主要是因為:
  1. 可以像新聞一樣一篇一篇的上稿
        2. 可以被搜尋
        3. 可以在首頁設定最新的文章
        4. 可以主動通知訂閱(新增或異動)
後來google協作平台推出新版, 但比較偏向部落格管理, 已經沒有上述功能。

  在擔任主管職5年中,在協作平台上累積不少開發經驗,開發新專案時可以用搜尋方式快速找到解決方案,真的有很大的效益。但後來離職時遇到一個問題,這些記錄帶不走,因此小編建議:若您想要開始做記錄時,最好保留一份是自己的,另一份是部門的。

  這種記錄對客服或業務單位也很有用,每天處理各種突發狀況,若可以透過記錄及經驗分享的話一定會提升工作效率。

  另一方面小編之前也有研究【專案管理】,專案管理本身就是在記錄專案的過程,但職場上大多數人把它當成【控管成本】來用,若貴公司有專案管理系統,那麼請你試想一年後你能不能再回去看某一個專案的記錄,答案是:可以。其實【專案管理】的最終目的也是【記錄及傳承】;當有新手業務經理手上遇到跟一年前某專案類似的問題或報價問題時,他就可以透過此平台或系統快速找到解答。

  小結:
  身為主管的您,請記得【專案管理&記錄傳承】的重要性。

 


  

 

 

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