那些年做主管幹了哪些好事(二)【產值量化】

   由於當時公司並沒有"資訊系統"這東西,於是自己寫了一個簡單的【專案人力資料庫管理系統】,方便分派及追蹤各專案的進度。

  當時第一次擔任程式開發部門主管的我為了要掌控部門的產值(註一);把專案分為"大、中、小三個等級",並設定對應的權重:3,2,1,在分派工作時就會記錄每個專案的:人員、專案大小及上線時程及預估時數與實際時數。

  上述把工作轉換成可被統計或分析的過程叫做【量化】,轉換成數值的好處是可以作為管理參考之用。如果我們沒有把工作【量化】並且【記錄】,將來我就無法知道誰的工作量較重,誰的工作量輕,誰的工作效率高,誰的工作效率低。透過簡單的【量化】,身為主管的我們可以很方便的知道【月】,【季】,【年】每個人的統計結果權重。通常可以看出:

  人員A:40  <-精英
  人員B:34       <-中流抵柱或資深
  人員C:20      <- 中流抵柱
  人員D:19       <-新進或產值低落或其他原因

  在小編的4年的經驗中,大約第一年就能看出每位同仁的產值高低,但數值並不一定就是對的,比如人員D是才進來3個月的程式人員,那麼這個排行就失去準確性了。

  所以我一開始就有提到可以當作【參考】,平時主管有很多事務要處理,不會一直盯著每個人工作,透過【量化】的管理技巧可以有以下好處: 

  1. 工作分派比較平均公正及調度
  2. 方便統計出每個人一年下來的工作權重及專案性質比例
  3. 有記錄可查,年末考核不會憑【感覺】打考評。
  4. 因為有記錄,所以每個月都可以隨時了解目前各同仁工作量輕重,方便進行協調人力分配。

  以上是由於公司內部沒有【資訊化】,所以得自己透過簡單的【量化】來達到管理【產值】的目的。如果您是老闆且公司又有資訊化時, 不妨設計當有"精英"要離職時就自動發出"警訊"通知老闆或總經理,避免用"感覺"或因為"天高皇帝遠"導致重要精英人才流失而不自知的情形發生。

   產值雖然也可以透過ERP系統或會計系統在事後或年末時由資料庫中計算出來,但這種屬於事後反應的,跟上述談的部門內部專案分派不太相同。實務上需依您自己的產業別及部門屬性來規劃設計【量化】的標準。

  尤其公司或部人擴大後,資訊或不透明,高階管理人員也無法即時掌控公司各項【資源:人力、物力、財力】資訊時很容易產生管理上的問題。

  小結:本章我們學習到如何簡單將工作【量化】,進而將員工的【產值】透明化並有效管理的重要性。以上只是小小的管理技巧,希望對大家在主管職上有所助益。

註一:產值是指員工在單位時間內工作的產出量。
註 二:菜鳥主管第一件是要先知道部門裡的精英是誰。

 

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