那些年做主管幹了哪些好事(四)【科學化管理】

什麼是【科學化】呀?科學化就是不論任何人只是照著流程操作都會得到相同的結果,就像以前在學生時代,化學課或物理課按著A+B=C的步驟操作實驗每位學生就都會得到一樣的結果。

我們從學校畢業後進入職場,相信沒有人有去上課什麼【職人入門】【主管入門】這種課程,通常是直接進入公司開始上班,然後依照公司規定,主管交待下屬工作任務,然後下屬把工作任務完成。聽起來很平常,但在實務上職員常會在所謂的【茶水間】閒聊一些八卦消息,比如:A業務今天又被他主管罵了....或主管們在聊:某某叫他辦個事情也辦不好,老是給我添麻煩。或老闆覺得公司的同仁好像都很忙,但總覺得工作效率沒有很好...之類的。

最近從一位朋友那聽到一個案例,他去了一間上百人的上市公司上班,工作第一天就看到他的主管在罵另一位職員,過了幾天主管甚至對著別部門同事說:我最大的舒壓就是罵我們部門的的人了。到了第五天我那位朋友跟另一位同事正在討論某件業務工作時,主管突然大聲斥責:一封簡單的信要搞那麼久嗎?... 後來我那位朋友隔天就決定不去上班了。相信在職場上這樣的上下溝通問題一再重演,於是就慢慢在【茶水間】形成一種八卦文化或公司部門文化。

看到了這裡,想想現在自己上班環境中有沒有這樣的上下溝通或工作配合不順的情形呢?接下來我們來看看實例:

  主管:小王,我客戶早上來了一封問訂單的問題,我轉寄給你幫我回覆一下,我要去開會。
  小王:好,我收一下信。
  到了下午主管吃完飯回來,問小王
  主管:小王,早上那封信客戶有回覆了嗎?
  小王:我早上看了一下,訂單有些問題我找業務,他不在位子上,我還在等業務回覆我.
  主管:你沒看到客戶說中午前要回他嗎?現在是什麼情形,交待事情給你,你拖到現在還沒弄完...

從以上的對話中,你有覺得什麼地方有問題嗎?主管因為小王沒在客戶要求的時間內回覆大發雷霆,小王也因為沒完成任務被責罵,誰對?誰錯?

如果小王學過【科學化管理】,那麼對話過程重演如下:

  主管:小王,我客戶早上來了一封問訂單的問題,我轉寄給你幫我回覆一下,我要去開會。
  小王:好,我收一下信,請問最晚何時要交付呢。
  主管:客戶說要中午前回覆他。
  小王:好,那我先處理。

  小王後來發現訂單有些問題,但由於負責業務不在位置,於是先回報狀況詢問主管意見,
  再進行後續工作把主管交待事情完成。

如果主管學過【科學化管理】,那麼對話過程重演如下:

  主管:小王,我客戶早上來了一封問訂單的問題,客戶說要中午前回覆他,我轉寄給你幫我回覆一下,我要去開會,有任何題先回報我。
  小王:好,我馬上收一下信處理, 中午前回覆。

  小王後來發現訂單有些問題,但由於負責業務不在位置,於是先回報狀況詢問主管意見,
  再進行後續工作把主管交待事情完成。

透過以上的例子,所謂【科學化管理】其實很簡單,掌握五個要素【人、事、時、地、物】

  1. 在工作上最重要的是【時間】,任何一項工作交辦一定要壓上一個【截止日期】。
  2. 【對象】:客戶、廠商、主管、同事....人。
  3. 【事或物】:交待的事情或物品。
  4. 【地點】:辦公室或外面。基本上不論你是主管交辦屬下或職員接受任務時,過程中若發現有遺漏以上1,2,3其中一項時,就要立即主動【詢問】對方以取得完整的任務內容及時程。這樣子才會免於雙方溝通或認知上的問題。

如果你是下屬的話,如果你主管不懂【科學化管理】,那麼當他交辦了一堆事項後,可以在最後再跟主管確認:您剛指示的是1...2...3...這3項些嗎?透過這樣的小結以確保主管說的跟你理解的無誤。

如果你是主管,那麼可以用【科學化管理】明確的交待事情下去,如果對方是小迷糊的話,也可以請對方回去再條列給你剛說的事項,一方面訓練他,另一方面也避免遺漏。

相信透過這樣的科學管理方式,日後在辦公室就不太會再有因上屬跟下屬認知落差而導致不愉快的工作了。任何人只要按以上【時間】【對象】【事物】交辦,都可以有效率的工作。

實務上若透過以上的方式管理後,若下屬仍無法順利完成工作任務時,那麼就不是管理的問題了,是屬於個人或專業能力的問題了。(當你嘗試某些改變,但仍得不到結果時,表示問題不在此,要再另外找原因)

本章我們學習到工作上指派或接受任務時,一定要包含123[時間,對象,事物或地]項以避免遺漏情形發生, 管理效率也會大大提升喔! 職場上善於時間管理, 你就贏大半的人了。

 

 

 

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